Kort fortalt
Et moderne, cloudbaseret bookingsystem kræver ikke andet udstyr end en computer eller tablet med internet, og ingen særlige it-kompetencer. Det tunge ligger i opsætningen: at lægge bordplan, åbningstider og kapacitet ind, og at bruge lidt tid på at lære personalet det. Det ene formelle krav du ikke må springe over er en databehandleraftale med leverandøren, fordi systemet behandler persondata om dine gæster på dine vegne. Datatilsynet stiller den som et krav.
Mange udskyder et bookingsystem, fordi de forestiller sig et it-projekt med udstyr, teknikere og en stejl indlæringskurve. Virkeligheden er mere jordnær. Her er hvad der faktisk skal til, delt op i udstyr, kompetencer, medarbejdere, tid og krav.
Udstyr: det du allerede har
Et moderne bookingsystem er cloudbaseret. Det kører i browseren, så du skal ikke installere programmer eller stille en server op. Alt du behøver er en enhed med internet: en computer i restauranten, en tablet ved indgangen eller en telefon i lommen. Gæsten booker fra sin egen mobil. Der er hverken hardware at købe eller vedligeholde.
Kompetencer: ingen kodning, ingen it-afdeling
Du skal ikke kunne programmere eller have en it-medarbejder. Hvis du kan bruge e-mail og en almindelig hjemmeside, kan du bruge et bookingsystem. Det svarer i praksis til at lære et nyt kasseapparat eller en vagtplan at kende. Leverandøren står for drift, opdateringer og sikkerhed, så det ligger ikke hos dig.
Medarbejdere: opsætning og oplæring
Det der kræver mennesketid er opsætningen. Nogen skal lægge restaurantens virkelighed ind i systemet: bordplan, antal pladser, åbningstider, hvor lang tid et bord er optaget, og hvordan reservationer skal fordeles. Det er en engangsopgave, og den er vigtig at gøre ordentligt, for den bestemmer hvor godt systemet passer til jeres drift. Derudover skal personalet vide hvordan de ser dagens bookinger, tildeler borde og håndterer ændringer. Regn med en kort oplæring, ikke et kursus.
- →En ansvarlig der lægger bordplan, åbningstider og kapacitet ind ved opstart
- →En kort oplæring af tjenere i den daglige brug
- →En fast måde at håndtere ændringer og aflysninger på
Tid: fra opsætning til første booking
Selve opsætningen tager typisk timer, ikke uger, når bordplanen og åbningstiderne er kendt. Prøveperioder findes netop for at man kan sætte systemet op og teste det med rigtige bookinger, før man forpligter sig. Det er en god måde at finde ud af om opsætningen passer til hverdagen.
Krav: databehandleraftalen du ikke må glemme
Der er ét formelt krav, som er let at overse. Når et bookingsystem gemmer navne, telefonnumre og e-mails på dine gæster, behandler leverandøren persondata på dine vegne. Så snart en ekstern part får adgang til persondata, kræver Datatilsynet en skriftlig databehandleraftale mellem jer. Den beskriver hvilke data der behandles, til hvilket formål, hvordan de sikres, og hvordan de slettes eller returneres, når samarbejdet ophører. Vælg en leverandør der har en færdig databehandleraftale klar, så det ikke bliver noget du selv skal skrive fra bunden.
abooking har en databehandleraftale klar (se /databehandleraftale), så kravet er dækket uden ekstra arbejde for dig.
Kort sagt
- →Udstyr: en enhed med internet, intet nyt at købe
- →Kompetencer: ingen kodning, ingen it-afdeling
- →Medarbejdere: opsætning som engangsopgave, plus kort oplæring
- →Krav: en databehandleraftale med leverandøren
Kilder
- →Datatilsynet, Rollefordeling: dataansvarlig og databehandler, krav om databehandleraftale
Ofte stillede spørgsmål
Skal jeg købe særligt udstyr til et bookingsystem?
Nej. Et cloudbaseret bookingsystem kører i browseren på den computer, tablet eller telefon du allerede har. Der er hverken server eller anden hardware at anskaffe.
Kræver det it-kompetencer at drive et bookingsystem?
Nej. Kan du bruge e-mail og en almindelig hjemmeside, kan du bruge et bookingsystem. Leverandøren står for drift, opdateringer og sikkerhed, så du behøver hverken kodekundskaber eller en it-afdeling.
Skal jeg have en databehandleraftale?
Ja. Fordi bookingsystemet behandler persondata om dine gæster på dine vegne, kræver Datatilsynet en skriftlig databehandleraftale med leverandøren. abooking har en klar, så du ikke selv skal udarbejde den.
Hvor lang tid tager det at komme i gang?
Selve opsætningen med bordplan, åbningstider og kapacitet tager typisk timer, ikke uger. Prøveperioden findes for at du kan teste systemet med rigtige bookinger, før du forpligter dig.