Et skifte med overblik
Skift bookingsystem med styr på gæster, borde og aftaler
Et nyt bookinglink er den nemme del. Det vigtige er at få eksisterende reservationer, rum og personale med. Her er forløbet og tjeklisten, så I kan vurdere et skifte til abooking før I opsiger noget.
Beskriv jeres system og behov i mailen. Vent med at sende gæstedata, til vi har aftalt, hvordan de skal deles.
Fire trin fra afklaring til første booking
Trin 1
Afklar hvad der skal med
Lav en liste over fremtidige bookinger, gæsteoplysninger, rum, borde og bookingregler. Undersøg eksportmuligheder og opsigelsesvilkår hos jeres nuværende leverandør. Beskriv eventuelle integrationer og betalingsaftaler, I er afhængige af.
Trin 2
Vurdér data og opsætning
Aftal med os, hvilke oplysninger der kan flyttes, og hvad der skal oprettes manuelt. Muligheden afhænger af eksportformat og indhold. Tid, omfang og eventuel pris for hjælp afklares, før I beslutter jer.
Trin 3
Test en rigtig arbejdsdag
Sæt borde, zoner, åbningstider og kapacitet op i prøveperioden. Afprøv en almindelig reservation, et selskab og en aflysning. Kontrollér gæstens bekræftelse og personalets overblik, før gæsterne får det nye bookinglink.
Trin 4
Aftal én overgang for hele teamet
Vælg tidspunkt og ansvarlig for skiftet. Afstem fremtidige reservationer i abooking, og luk den gamle adgang for nye bookinger, når de nye links åbnes. To systemer deler ikke automatisk kapacitet: undgå at sælge de samme borde fra begge.
Tjekliste før I åbner for nye bookinger
Gennemgå listen sammen med den, der har ansvaret for reservationerne.
- Nuværende abonnement, opsigelsesfrist og seneste faktura er gennemgået.
- Fremtidige bookinger er optalt og kontrolleret på dato, tidspunkt og antal gæster.
- Zoner, borde, åbningstider og særlige lukkedage er testet.
- Events og større selskaber er gennemgået enkeltvis med den ansvarlige.
- Det er aftalt, hvordan eksisterende bekræftelser, aflysninger og påmindelser håndteres.
- Bookinglinks på hjemmeside, Google-profil og sociale medier er klar til at blive opdateret.
- Personalet ved, hvilket system der er det gældende overblik fra skiftetidspunktet.
- En ansvarlig kontrollerer de første nye bookinger og har en plan, hvis noget skal rettes.
Sammenlign den samlede økonomi
Tag abonnement, SMS, hjælp til opsætning og eventuelle bookinggebyrer med. Hvis jeres nuværende leverandør skaffer gæster, skal værdien af dem også indgå i beslutningen.
Beregn abonnementsforskellen →Har I flere rum og selskaber?
Afprøv en dag med både restaurantgæster og et arrangement. Det viser, om zoner, kapacitet og personalets overblik passer til jeres sted.
Se booking til kroer og flere rum →Fra hverdagen på Hesselager Kro
Fem rum. Restaurant og events. Ét fælles overblik.
I den offentliggjorte kundehistorie har Hesselager Kro administreret over 1.600 bookinger. Administration, restaurant og køkken bruger det samme system til at holde overblik over reservationerne.
“abooking giver mig det fulde overblik over alle bookinger på kroen. Vi bruger det hele tiden, og så giver det et godt overblik for alle der arbejder på kroen.”
Ofte stillede spørgsmål
Kan alle mine data flyttes?
Det skal vurderes ud fra eksportmulighederne i dit nuværende system. Bookinger, gæsteprofiler, noter og historik kan have forskellige formater. Vi lover ikke fuld import, før mulighederne er afklaret.
Skal jeg opsige mit gamle system med det samme?
Vent til I har afklaret opsigelsesvilkår, data og overgang. I kan teste abooking, mens det gamle system bruges i driften. Åbn først det nye bookingflow, når kapacitet og eksisterende reservationer er afstemt.
Hvor lang tid tager skiftet?
Det afhænger af antal rum, bookingregler, datamængde og behov for hjælp. Tidspunktet aftales ud fra jeres opsætning; der er ikke en generel garanti om skift på én dag.
Kan vi prøve før vi beslutter os?
Ja. I kan prøve abooking i 30 dage (uden SMS i prøveperioden). Test først bordplan, gæsteflow og de arbejdsgange, der er vigtigst for jer.
Følger betaling og nye gæster med?
abooking håndterer ikke depositum, kortgaranti eller forudbetaling og har ikke et forbrugernetværk, der skaffer gæster. Undersøg derfor både betalingsbehov og værdien af jeres nuværende bookingkanaler før et skifte.
Se om abooking passer til jeres hverdag
30 dages prøveperiode, uden SMS i prøveperioden. Se pakker og SMS-vilkår på prissiden.