Kort fortalt
En kro med flere rum og events kan administreres i ét bookingsystem ved at bruge zoner pr. rum og lægge events i samme kalender som à la carte. Det er sådan Hesselager Kro håndterer 1.600+ bookinger på tværs af 5 rum og en fuld eventkalender, uden dobbeltbookinger og uden no-shows.
En kro er sjældent ét rum. Det er en restaurant, et selskabslokale, måske en terrasse, måske en festsal, og oven i det events: julefrokoster, vinsmagning, koncerter. Skal det hele håndteres i ét bookingsystem, kræver det en bestemt opsætning.
1. Hvert rum som en zone
Opret hvert bookbare rum som en selvstændig zone i bookingsystemet. Hver zone har sin egen kapacitet, åbningstider og bordplan. Det betyder at gæster kan booke i præcis det rum der passer til lejligheden, og at personalet ser alle rum samlet i én oversigt.
2. Events i samme kalender som à la carte
Læg events ind i samme kalender som de almindelige reservationer. Det forhindrer dobbeltbookinger og giver køkkenet ét sted at planlægge ud fra. Hvis en julefrokost blokerer hovedrestauranten, kan terrassen stadig være åben for à la carte.
3. Ét overblik for tre afdelinger
Administration, restaurant og køkken arbejder ud fra samme data. Administrationen planlægger, tjenerne tildeler borde, og køkkenet doserer ud fra kuvertantal, alt sammen i realtid uden at noget skal kopieres mellem systemer.
4. Gæsteprofiler erstatter no-show-gebyrer
På Hesselager Kro er no-shows stort set ikke-eksisterende. Ikke fordi der opkræves gebyrer, men fordi gæsteprofilerne i abooking gør det muligt at kende gæsterne. Nærvær og personlig kontakt forpligter mere end et depositum.
Eksempel: Hesselager Kro
- →5 bookbare rum opsat som zoner
- →1.600+ bookinger administreret i ét system
- →Events og à la carte i samme kalender
- →Stort set ingen no-shows, uden gebyrer
Ofte stillede spørgsmål
Kan ét bookingsystem håndtere både restaurant, selskabsrum og events?
Ja. I abooking opretter du hvert rum som en zone og lægger events i samme kalender som à la carte. Det giver ét overblik for hele kroen uden dobbeltbookinger.
Hvordan undgår man no-shows uden at opkræve depositum?
Gæsteprofiler med besøgshistorik og automatiske SMS-påmindelser er typisk nok. Hesselager Kro har stort set ingen no-shows uden at opkræve et eneste gebyr.
Kan terrassen være åben mens festsalen er booket til selskab?
Ja. Hver zone har sine egne åbningstider og kapacitet, så et selskab i én zone blokerer ikke for almindelige reservationer i en anden.